電子帳簿保存法の「電子保存義務」に対応する方法
電子保存義務とは
電子帳簿保存法が令和4年（2022年）1月1日に改正・施行され、いわゆる「電子保存義務」が制定されました。いままでは、PDFなどの電子データで請求書や領収書を受け取っても、それを印刷して紙面で保存しておけば大丈夫だったのですが、それが認められなくなり、電子データで受け取ったものは原則として電子データのまま保存しなければならないことになりました。
もっとも、電子帳簿保存法においては、電子取引に関しては電子データで保存するのが原則であって、「印刷して紙面で保存」することは例外的に認めていた状態でした。その例外を取り外して元来の法の趣旨に沿った形になったのですが、社会への周知が十分であったとは言えず、結果として、2021年の年末に宥恕措置が公表され、電子保存義務の適用は実質的に２年間延長されることになりました。
ただし、延長されたと言っても期間が明確に限定されており、また、実際に電子保存をして実務上も損をすることもありませんので、今のうちに対応しておいたほうが良いでしょう。なお、それまでの間に仮に税務調査が入った場合には、令和６年１月１日からは対応できるよう準備を進めていますと言える状態にしておく必要はあります。
なお、電子帳簿保存法で規定されているいわゆる「スキャナ保存」や「会計帳簿等の電子保存」は上記の電子保存義務とは別のものになります。これらは引き続き任意適用のままで、義務付けられたわけではありません。
電子保存義務の対象者
法人税と所得税の保存義務者が対象ですので、株式会社等の法人のほか、個人事業主も対象になります。令和６年１月１日以降は、電子保存義務を果たしていない場合には青色申告の承認の取消対象にもなり得るとされていますので、注意が必要です。
電子保存義務に対応する方法
個人事業主も対象になっていますので、それほど厳しい要件にはなっていません。とはいえ、たとえば、「メールで送られてきた請求書のPDFをパソコンのフォルダに保存しておく」だけでは対応したことになりません。最低限の法令上の要件は満たす必要があります。
要件はいくつかあり、その組み合わせなどが若干複雑になっています。中には実現が難しいものもあるため、他の要件を満たすことで代替できるものなどを除くなどして単純化すると、次の２点の要件を満たすことが最も簡単と言えます（詳細は、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問11などを参照してください）。
- 検索機能の確保
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の作成
以下、それぞれの内容を見ていきます。
１．検索機能の確保
検索機能を確保するには、いくつかの方法があります。
①最も簡単なのは、以下の機能を有する会計ソフトを使用して、仕訳や取引に請求書などのPDFファイルを関連付け（添付）し、さらに取引先の情報を入力しておく方法です。検索機能確保の要件はこれで満たすことができます。
- 仕訳や取引に関連付けて電子的な証憑（請求書のPDFなど）を保存できる
- 仕訳や取引に取引先の情報を持たせることができる
- 取引年月日や取引先で検索することができる
最近の一般的な会計ソフトはこのような機能を有していますので、問題なく要件を達成できるのではないでしょうか。
②うちで使っている会計ソフトにはそのような機能はない、または会計ソフトは使っていない、という場合には、以下の方法があります。
- 受領したPDFのファイル名に「日付」と「取引先」が入るように名称変更し、そのPDFを任意のフォルダに保存する。
- 例）２０２２年３月２８日に佐野会計事務所から受領したPDFの請求書ファイル → 「20220328_佐野会計事務所.pdf」
これだけで検索機能の要件は満たせます。
③Excel等で一覧表（索引簿）を作成してそこで検索できるようにするといった方法もあります。
２．訂正削除の防止に関する事務処理規程の作成
こちらは、いったん保存したデータの修正や削除を防止するため、規程を作成して運用するという要件になります（保存データの真正性を確保するための要件ですが、タイムスタンプや厳重なシステムを利用する代わりに規程を作成して運用すれば良いことになっています）。
「規程」というと難しそうですが、国税庁が規程のサンプルを公表していますので、参考にして作成しましょう。
規程の作成後は、いったん保存したデータをやむを得ない理由によって修正または削除した場合には、規程に従ってそれを記録に残しておくことになります。
以上２点の要件を満たすことにより、電子保存義務への対応は完了です。
